Política de Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es adoptada por:

2. Marco Normativo

El tratamiento de datos personales realizado por VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S. se rige por:

• La Constitución Política de Colombia (artículo 15 – Habeas Data)
• Ley 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
• Ley 527 de 1999 – Comercio electrónico
• Ley 1480 de 2011 – Estatuto del Consumidor
• Ley 2300 de 2023 – Regulación de contacto comercial
• Demás normas concordantes y jurisprudencia constitucional

3. Ámbito de Aplicación

Esta política aplica para todos los datos personales que sean recolectados por VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S. a través de:

• Página web corporativa
• Plataformas digitales de contratación de servicios jurídicos
• Formularios electrónicos
• Sistemas de atención virtual
• Pasarelas de pago
• Comunicaciones electrónicas
• Sistemas administrativos o CRM
• Contratación digital de servicios

También aplica para datos recolectados en desarrollo de servicios jurídicos especializados en propiedad horizontal tales como:

• Procesos de cobro de cartera
• Procesos disciplinarios internos
• Conflictos entre copropietarios
• Representaciones judiciales
• Asesoría contractual
• Requerimientos de autoridades judiciales, distritales y de policía

4. Principios que Rigen el Tratamiento

El tratamiento de la información personal se realizará conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad
• Responsabilidad demostrada

4.1. Bases Legales para el Tratamiento

El tratamiento de datos personales realizado por VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S. se fundamenta en:

• Autorización previa, expresa e informada del titular
• Ejecución de contrato o relación jurídica
• Cumplimiento de obligaciones legales
• Ejercicio legítimo del derecho de defensa
• Interés legítimo en la prestación de servicios jurídicos

4.2. Autorización del Titular

VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos personales a través de medios físicos, electrónicos o digitales antes de realizar el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.

5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

5.1 Prestación de servicios jurídicos:

• Asesoría legal en propiedad horizontal
• Representación judicial y extrajudicial
• Gestión de cobro de cartera
• Elaboración de documentos jurídicos
• Atención de consultas legales
• Gestión contractual
• Defensa judicial o administrativa
• Negociación y formalización de acuerdos de pago

5.2. Operación de la plataforma digital:

• Registro de usuarios
• Gestión de solicitudes de asesoría
• Administración de cuentas de clientes
• Facturación electrónica
• Gestión de pagos en línea
• Confirmación de servicios contratados

5.3. Gestión administrativa:

• Control interno
• Cumplimiento de obligaciones legales
• Atención de requerimientos de autoridades
• Gestión contable y tributaria

5.4. Comunicación con usuarios:

• Respuesta a consultas
• Información sobre servicios contratados
• Notificaciones legales
• Gestión de soporte al cliente

En ningún caso los datos serán utilizados para fines comerciales distintos sin autorización previa del titular.

6. Categorías de Datos Tratados

• Datos identificativos
• Datos de contacto
• Información financiera
• Información patrimonial
• Eventualmente datos sensibles (conflictos médicos, situaciones familiares en controversias internas)

Los datos sensibles serán tratados bajo criterio reforzado de necesidad.

7. Bases de Datos Administradas

VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S. podrá administrar las siguientes bases de datos:

• Base de datos de clientes
• Base de datos de copropiedades
• Base de datos de propietarios o residentes
• Base de datos de proveedores
• Base de datos de empleados o contratistas
• Base de datos de prospectos o consultas web

8. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer los datos personales
• Acceder gratuitamente a ellos
• Solicitar actualización o rectificación
• Solicitar prueba de autorización
• Solicitar supresión
• Revocar autorización
• Presentar quejas ante la SIC

Los titulares podrán revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.

9. Tratamiento de Datos en Servicios Jurídicos

9.2. Naturaleza especializada del tratamiento

VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S. es una organización especializada en asesoría jurídica en régimen de propiedad horizontal, con enfoque en estructuración legal, gestión estratégica de cartera, representación judicial y acompañamiento integral a copropiedades sometidas a la Ley 675 de 2001.

El tratamiento realizado por la Empresa es estrictamente instrumental respecto de la gestión jurídica encomendada y no comporta explotación autónoma ni disposición independiente de la información.

9.3. Principios rectores del tratamiento

El acceso y tratamiento de datos personales estará regido por:

• Finalidad específica
• Necesidad
• Proporcionalidad
• Circulación restringida
• Confidencialidad reforzada
• Responsabilidad demostrada (accountability)

9.5.1. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Cuando el encargo implique tratamiento de datos sensibles de niños, niñas y adolescentes y resulte necesario dentro de actuaciones disciplinarias o judiciales, este se limitará estrictamente al propósito jurídico que lo justifique y a medidas reforzadas de seguridad y reserva.

9.7. Deber de confidencialidad reforzado

VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S. adopta un estándar de confidencialidad acorde con la naturaleza jurídica de la información tratada, sustentado en: reserva profesional, acuerdos internos de confidencialidad, protocolos de acceso restringido bajo principio de necesidad, medidas técnicas y administrativas de seguridad, trazabilidad de acceso a la información.

9.9. Conservación y retorno de la información

Los datos personales serán conservados:

• Durante la vigencia del contrato
• Durante el tiempo necesario para la culminación de actuaciones judiciales o extrajudiciales
• Durante los términos legales de prescripción aplicables

10. Transmisión y Transferencia de Datos

VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S podrá compartir información con terceros únicamente cuando sea necesario para:

• Procesamiento de pagos electrónicos
• Servicios de almacenamiento en la nube
• Plataformas tecnológicas
• Cumplimiento de obligaciones legales

11. Seguridad de la Información

Para garantizar la seguridad de los datos personales, VILLAMARIN LEGAL AND BUSINESS VM S.A.S implementa medidas técnicas, humanas y administrativas, entre ellas:

• Clasificación de la información
• Protección tecnológica (cifrado, antivirus, autenticación segura, firewalls)
• Seguridad en almacenamiento en la nube
• Gestión de incidentes
• Copias de seguridad
• Protocolos de confidencialidad
• Protección del secreto profesional
• Responsable interno de protección de datos

12. Conservación de la Información

Los datos personales serán conservados:

• Durante la vigencia de la relación contractual
• Mientras subsistan obligaciones legales
• Durante términos de prescripción aplicables

Posteriormente serán eliminados o anonimizados de forma segura.

13. Procedimiento de Consultas y Reclamos

Los titulares de datos personales podrán presentar consultas y reclamos a través de:

• Correo electrónico: gerencia@villamarinlegalsas.com
• Dirección física: Carrera 7 No. 17 – 01 oficina 1020 Edificio Colseguros de Bogotá D.C.
• Canales habilitados en la página web: www.villamarinlegalsas.com

Términos de respuesta:

• Consultas: máximo 10 días hábiles
• Reclamos: máximo 15 días hábiles

14. Vigencia de la Política

La presente política rige a partir de su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento conforme a cambios normativos o a la evolución de los servicios prestados, y permanecerá vigente mientras subsistan las finalidades para el tratamiento de los datos personales.

Texto de Autorización para Formularios Web